על המדיניות
AgudaOS היא סביבת עבודה בסגנון מערכת הפעלה, שנמכרת לאגודות סטודנטים. הצוות של האגודה מנהל בה פניות, אירועים, חברי אגודה, תוכן, משימות, כספים ותקשורת. השירות מופעל בידי WebPower ("המפעיל", "אנחנו").
מדיניות זו מסבירה איזה מידע מעובד במסגרת AgudaOS, למה, מי אחראי עליו, כמה זמן הוא נשמר ואילו זכויות יש לכם. היא חלה על:
- המערכת עצמה, שבה עובד הצוות של כל אגודה, והשירותים שהאגודה מפעילה דרכה עבור חברי האגודה (למשל אפליקציה או אתר);
- האתר agudaos.co.il.
מדיניות זו אינה חלה על אתרים ושירותים של צדדים שלישיים שאליהם יש קישור מתוך המערכת. לכל אחד מהם מדיניות משלו.
אגודה אחת, שרת אחד
כל אגודה פועלת על שרת נפרד ועל מסד נתונים נפרד משלה. המידע של אגודה אחת אינו נשמר יחד עם המידע של אגודה אחרת, ואינו נגיש לה. מערכת הניהול של המפעיל (AgudaOS Control) אינה קוראת את מסדי הנתונים של האגודות. היא מקבלת מכל אגודה רק נתוני תפעול מצטברים, כמו זמינות, גרסה ומספר משתמשים, בלי פרטים אישיים.
מי אחראי על המידע
האגודה היא בעלת השליטה במידע (Controller) על המידע של חברי האגודה ושל הצוות שלה. האגודה מחליטה איזה מידע לאסוף, למה ולמשך כמה זמן, והיא הכתובת הראשונה לכל פנייה בנוגע למידע הזה.
המפעיל הוא מחזיק במידע (Processor) מטעם האגודה. אנחנו מעבדים את המידע רק כדי לספק את השירות לאגודה, לפי ההסכם איתה ולפי הוראותיה, ולא לשום מטרה אחרת שלנו. התנאים מפורטים בהסכם עיבוד המידע.
המפעיל הוא בעל השליטה רק במידע מועט שהוא אוסף בעצמו: פרטי אנשי הקשר של האגודות הלקוחות, חשבונות הצוות של המפעיל, ונתוני השימוש באתר agudaos.co.il.
איזה מידע מעובד
האגודה מחליטה אילו יכולות להפעיל, ולכן לא כל סוגי המידע הבאים קיימים בכל אגודה.
| סוג המידע | דוגמאות | מאיפה הוא מגיע |
|---|---|---|
| פרטי הצוות | שם, דוא"ל, טלפון, תפקיד, הרשאות, תמונת פרופיל | האגודה ואנשי הצוות עצמם |
| פרטי חברי האגודה | שם, פרטי קשר, מוסד ותחום לימודים, סטטוס חברות, כרטיס חבר | האגודה, והסטודנטים עצמם בעת ההרשמה |
| פעילות במערכת | פניות ותשובות, הרשמות לאירועים, משימות, מסמכים וקבצים שהועלו | המשתמשים |
| נתונים כספיים | קבלות, הוצאות, תקציבים ותשלומים של האגודה | האגודה. איננו שומרים פרטי כרטיס אשראי מלאים |
| נתוני Google | דואר, יומן ו־Drive של הצוות, כשהאגודה מחברת אותם | Google, באישור המשתמש. ראו הסעיף על Google |
| נתונים טכניים | כתובת IP, סוג דפדפן ומכשיר, יומני כניסה ופעולות, עוגיות הכרחיות | המכשיר של המשתמש |
איננו מבקשים מידע רגיש (כמו מידע רפואי) לשום צורך של השירות. אם האגודה בוחרת לשמור מידע כזה, למשל בפנייה של סטודנט, הוא מטופל באותן הגנות כמו שאר המידע שלה.
למה המידע משמש
- לספק את השירות: להתחבר, לנהל פניות, אירועים, חברויות ומסמכים, ולשלוח הודעות שהאגודה ביקשה לשלוח;
- לאבטח את השירות: לזהות כניסות חשודות, לאכוף אימות דו־שלבי, ולתעד פעולות ביומן ביקורת;
- לתמוך ולתקן תקלות, לבקשת האגודה. גישת תמיכה למערכת של אגודה ניתנת רק באישור מפורש של מנהל באגודה, לזמן קצוב, ומתועדת;
- לעמוד בחובות לפי דין;
- לשפר את השירות על סמך נתוני תפעול מצטברים בלבד.
איננו מוכרים מידע אישי, איננו משתמשים בו לפרסום, ואיננו בונים פרופילים שיווקיים.
עוגיות
המערכת משתמשת רק בעוגיות הכרחיות: עוגיית התחברות ועוגיות אבטחה. אין בה עוגיות פרסום או מעקב של צד שלישי. האתר agudaos.co.il אינו משתמש בעוגיות ואינו טוען כלי מעקב או אנליטיקה של צד שלישי.
יכולות בינה מלאכותית
גודי, העוזר החכם של AgudaOS, ויכולות AI נוספות פועלים רק כשהאגודה מפעילה אותם. כשהם פעילים, תוכן הבקשה והמידע הדרוש למענה נשלחים לספק AI לצורך עיבוד הבקשה בלבד. אנחנו בוחרים ספקים שהתנאים שלהם אוסרים שימוש בתוכן כזה לאימון מודלים, ומגבילים את משך שמירתו אצלם. האגודה יכולה לכבות את היכולות האלה בכל עת.
Google: דואר, יומן ו־Drive
אגודה יכולה לחבר ל־AgudaOS את חשבונות Google Workspace של הצוות שלה, כדי לעבוד מתוך המערכת עם הדואר, היומן וה־Drive של הצוות. כל איש צוות מאשר בעצמו את החיבור במסך ההסכמה של Google, ויכול לבטל אותו בכל עת, מתוך AgudaOS או בהגדרות חשבון Google שלו (myaccount.google.com/permissions).
ההרשאות שאנחנו מבקשים
| הרשאה (scope) | למה היא משמשת |
|---|---|
openid, email | לזהות את חשבון Google שמתחבר ולקשר אותו לאיש הצוות |
https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify | להציג את תיבת הדואר של איש הצוות בתוך AgudaOS, לסמן הודעות כנקראו, לתייג ולהעביר לארכיון |
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send | לשלוח מתוך AgudaOS דואר בשם איש הצוות, כשהוא לוחץ "שליחה" |
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events | להציג, ליצור ולעדכן אירועים ביומן של איש הצוות, כולל קישורי Google Meet לפגישות |
https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly | להציג את רשימת היומנים של איש הצוות כדי שיבחר אילו מהם לראות |
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly | להציג קבצים מה־Drive של איש הצוות ולצרף אותם לעבודה בתוך AgudaOS |
https://www.googleapis.com/auth/drive.file | לערוך ב־Google Docs, Sheets או Slides קובץ שאיש הצוות בחר מתוך AgudaOS. הגישה היא רק לעותק ש־AgudaOS עצמה יוצרת ב־Drive שלו לצורך העריכה, ולא לשום קובץ אחר |
כל יכולת מבקשת רק את ההרשאות שלה, ורק כשאיש הצוות מפעיל אותה.
איך אנחנו משתמשים במידע מ־Google
- מידע שמתקבל מ־Google משמש רק כדי לספק לאיש הצוות את יכולות הדואר, היומן וה־Drive שהוא רואה ומפעיל בתוך AgudaOS, ולשפר אותן;
- איננו מוכרים מידע של משתמשי Google;
- איננו משתמשים בו לפרסום, ובכלל זה לא לפרסום מותאם אישית או לפי תחומי עניין, ואיננו מעבירים אותו למי שעוסק בכך;
- איננו משתמשים בו לפיתוח, לשיפור או לאימון של מודלים כלליים של בינה מלאכותית או של למידת מכונה;
- איננו מעבירים אותו לאחרים, אלא כשהדבר דרוש כדי לספק או לשפר את היכולות שאיש הצוות רואה, כדי לעמוד בדין, כדי להגן על אבטחת השירות, או במסגרת מיזוג או רכישה ובכפוף להגנות מתאימות;
- בני אדם אינם קוראים את המידע, אלא באישור מפורש של המשתמש להודעות מסוימות, כשהדבר דרוש לאבטחה (למשל בירור של שימוש לרעה), כשהדין מחייב זאת, או כשהמידע מצטבר ואנונימי ומשמש לתפעול השירות;
- כשהאגודה הפעילה יכולות AI, והמשתמש מבקש מגודי פעולה על דואר, יומן או קובץ, התוכן הרלוונטי נשלח לספק ה־AI רק כדי לבצע את הבקשה הזו, ולא לאימון מודלים.
השימוש של AgudaOS במידע שמתקבל מממשקי Google, והעברתו לכל אפליקציה אחרת, כפופים למדיניות נתוני המשתמש של שירותי Google API, כולל דרישות השימוש המוגבל (Limited Use).
AgudaOS's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
שמירה ומחיקה של מידע מ־Google
אסימוני הגישה של Google נשמרים מוצפנים בשרת של האגודה. תוכן מהדואר, מהיומן ומה־Drive נשמר בשרת רק ככל שנדרש להצגתו המהירה, ונמחק כשאיש הצוות מנתק את החיבור, כשהאגודה מבטלת את היכולת או כשהשירות לאגודה מסתיים. ניתוק החיבור מבטל גם את ההרשאה אצל Google.
מי עוד מעבד מידע (ספקי משנה)
כדי לספק את השירות אנחנו נעזרים בספקים מהסוגים הבאים. כל אחד מהם מקבל רק את המידע הדרוש לתפקידו, ומחויב בהסכם לשמור על סודיותו ואבטחתו:
- אירוח ענן ותשתית: שרתים, מסדי נתונים, אחסון קבצים, רשת ואבטחת רשת;
- דואר ו־SMS: שליחת הודעות, קודי כניסה והתראות שהאגודה ביקשה לשלוח;
- התראות לאפליקציה וכרטיסי ארנק דיגיטלי: כשהאגודה מפעילה אותם;
- ספקי AI: רק כשהאגודה מפעילה יכולות AI;
- Google: רק כשהאגודה מחברת את Google Workspace שלה.
רשימה מעודכנת של ספקי המשנה זמינה לאגודות הלקוחות לפי בקשה, והן מקבלות הודעה מראש על הוספת ספק משנה מהותי.
העברת מידע אל מחוץ לישראל
חלק מהספקים מאחסנים או מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברה כזו נעשית רק לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001, ובהתחייבות של הספק להגנה מתאימה על המידע.
כמה זמן המידע נשמר
- המידע של האגודה נשמר כל עוד השירות לאגודה פעיל, למשך הזמן שהאגודה קובעת;
- כשהשירות מסתיים, האגודה יכולה לייצא את המידע שלה. בתוך 90 יום אנחנו מוחקים אותו מהשרתים הפעילים, ובתוך 30 יום נוספים מהגיבויים, אלא אם הדין מחייב לשמור אותו;
- יומני אבטחה וגישה נשמרים עד 24 חודשים;
- מידע מ־Google נמחק כמתואר בסעיף על Google.
אבטחת מידע
אנחנו פועלים לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017. בין היתר:
- הפרדה מלאה בין אגודות: שרת ומסד נתונים לכל אגודה;
- הצפנה של כל התעבורה (TLS), והצפנה של סודות ושל אסימוני גישה גם בשמירה;
- אימות דו־שלבי, הרשאות לפי תפקיד, ויומן ביקורת לפעולות רגישות;
- גישת תמיכה רק באישור האגודה, לזמן קצוב ובתיעוד מלא;
- גיבויים, ניטור, ועדכוני אבטחה שוטפים.
אין אבטחה מושלמת. אם יתגלה אירוע אבטחה חמור שנוגע למידע של אגודה, נודיע לה בלי שיהוי, ונסייע לה לעמוד בחובות ההודעה שלה לפי דין.
הזכויות שלכם
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, יש לכם זכות:
- לעיין במידע עליכם שנשמר במאגר (סעיף 13 לחוק);
- לבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, אינו שלם, אינו ברור או אינו מעודכן (סעיף 14 לחוק);
- לבקש להסיר את פרטיכם מרשימת דיוור ישיר (סעיף 17ו לחוק).
חברי אגודה ואנשי צוות של אגודה מתבקשים לפנות קודם לאגודה עצמה, כי היא בעלת השליטה במידע שלהם. אם תפנו אלינו, נעביר את הפנייה לאגודה ונסייע לה לטפל בה. בנוגע למידע שהמפעיל הוא בעל השליטה בו, פנו אלינו ישירות. אם אינכם מרוצים מהטיפול, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות.
שינויים במדיניות
נעדכן את המדיניות כשהשירות או הדין משתנים. בראש העמוד מופיעים מספר הגרסה והתאריך שבו היא נכנסת לתוקף. על שינוי מהותי נודיע לאגודות הלקוחות מראש.
יצירת קשר
בכל שאלה בנושא פרטיות: mail@webpower.co.il.
WebPower